Ongeacht de branche waar je een bedrijf in wilt starten, krijg je met een aantal regels en vereisten te maken vanuit de Nederlandse overheid. Naast de bedrijfsnaam bedenken voor je eenmanszaak en je registreren bij de Kamer van Koophandel speelt de financiële administratie nogal een cruciale rol in het geheel. Je bent als ondernemer namelijk verplicht een boekhouding bij te houden en te bewaren. Iets waar nogal veel bij komt kijken en enorm veel tijd in gaat zitten. Zie boekhoudingprogramma’s vergelijken daarom ook als een onderdeel van je voorbereiding voor je daadwerkelijk gaat starten.
Financiële administratie eisen vanuit de overheid
Een van de verplichtingen die ondernemers hebben is een boekhouding bijhouden en minimaal 7 jaar lang bewaren. Je kunt met de belastingdienst afspreken of je dit digitaal doet of op papier. Of je kiest ervoor om beide te doen. Maar wat houdt het eigenlijk in, boekhouden? Boekhouden is verwerken van de complete financiële administratie omtrent je onderneming. Denk hierbij aan:
♦ De gemaakte uren
♦ De gemaakte kosten inclusief kasadministratie
♦ Ontvangen en verstuurde facturen
♦ Correspondentie met klanten, leveranciers en andere betrokkenen (emails, contracten, offertes etc)
♦ Reisadministratie met zowel de auto als openbaar vervoer
Kortom alles wat je doet dat te maken heeft met je bedrijf moet je in je administratie verwerken en, indien nodig, achteraf kunnen aantonen. Het is daarom belangrijk om dit goed op orde te hebben.
Boekhouden: Hoe doe je dat?
De een is administratief sterker dan de ander. Bedenk daarom voor jezelf of je de boekhouding zelf wilt doen of beter kunt uitbesteden. Zorg ervoor dat je een beslissing neemt met vertrouwen.
Klinken begrippen als kas, activa, winst en verlies en jaarrekeningen je bekend in de oren? Weet je wat je rechten en plichten zijn als ondernemer? Ben je dol op werken met cijfers? Doe je altijd zelf je inkomstenbelasting en gaat dat goed? Heb je de tijd die nodig is om je hierin te verdiepen naast het werk dat je doet voor je bedrijf? Dan is de kans groot dat je ook begrijpt wat je te wachten staat wanneer je deze verantwoordelijkheid op je neemt.
Kies je ervoor een boekhouder of accountant in de hand te nemen die jouw facturen, balans en aangiftes gaat uitspitten en verzorgen, neem dan de tijd om de verschillende kandidaten te vergelijken. Let hierbij op of de nodige boekhoudkundige kennis aanwezig is, recensies betreffende de geleverde service en natuurlijk de prijzen. Uitbesteden van de zakelijke administratie kan van een paar tientjes tot honderden euro’s kosten. De kosten zijn de belangrijkste reden waarom de meeste zzp’ers ervoor kiezen het zelf te doen.
Wil je het liever zelf doen, dan kun je dit in een Excel bestand doen of via een online boekhoudprogramma. Beiden hebben zowel voor- als nadelen. Je kunt prima je financiële administratie low budget in een Excel sheet verwerken mits je weet wat je doet en hoe het moet. Enige verstand van onder andere formules is gewenst. De meeste starters bezitten die kennis echter niet. Door de verantwoordelijkheid die hierbij komt te onderschatten kun je immers zwaar in de financiële problemen komen met de belastingdienst. Je boekhouding via een online boekhoudprogramma doen doe je ook zelf maar met een speciaal daarvoor bestemd programma. Een programma dat je balans uitrekent wanneer jij je inkomsten en uitgaven invoert. En je activa en eventuele schulden voor je bijwerkt wanneer je de jaarrekening voor de belastingaangiftes nodig hebt. En die je helpt bij je BTW aangifte elke maand of kwartaal.
Tips voor een goede boekhouding
Of je nou ervoor kiest je boekhouding uit te besteden of zelf te doen, zijn er een aantal tips die we je willen meegeven. Hoeveel tijd je ook aan de financiële zaken besteed, dit moet je op orde hebben.
♦ Open een zakelijke rekening en zorg ervoor dat je privé- en zakelijke inkomsten en kosten gescheiden blijven.
♦ Zorg voor een factuur met je logo, je bedrijfsgegevens, btw nummer, kvk nummer en factuurdatum.
♦ Werk dagelijks, wekelijks of maandelijks de urenadministratie, facturen, bonnetjes etc bij. Handig als je vaste data in je agenda inplant hiervoor. De vaste momenten werken ook ideaal voor btw-aangiftes en andere belastingtechnische zaken met een deadline.
♦ Werk met een factuurnummer voor meer overzicht in je administratie.
♦ Houd de administratie van je bedrijf bij in een digitaal archief. Vandaag de dag werken we voornamelijk online. Door alles te digitaliseren kun je de documenten makkelijker uploaden in het boekhoudprogramma of emailen naar je boekhouder.
♦ Creëer emailmappen en sorteer per leverancier, klant etc. Zo vind je makkelijk emails terug.
♦ Door je boekhouding netjes bij te houden krijg je inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Zo kun je hier tijdig op inspelen maar ook ervoor zorgen dat die ene offerte op tijd betaald is en de klant op tijd de factuur betaald.
♦ Besluit je zelf je administratie bij te houden, blijf dan op de hoogte over de belastingtechnische wijzigingen die belangrijk kunnen zijn voor je zaak. Zelf vind ik Ondernemersplein een fijne site.
♦ De urenadministratie bijhouden is belangrijker dan je denkt. Als zzp-er dien je jaarlijks minimaal 1225 uur aan je bedrijf te hebben gewerkt. Ook als je een online baan hebt en thuiswerken combineert met moederschap. Mocht de belastingdienst ooit aan de deur kloppen en de gegevens van je inkomstenbelasting willen controleren dan hoef je met een netjes bijgehouden boekhouding niet in de stress te schieten.
♦ Stuur digitale facturen en vraag leveranciers hetzelfde te doen. Waarom? Om alle hierboven genoemde redenen.
- 30+ gezonde lunch ideeën voor school: Tips en voorbeelden voor voedzame broodtrommel - 7 september 2024
- Super Blocks van GiiKER: De perfecte mix tussen traditionele spelconcepten en moderne technologie - 5 september 2024
- Super Slide van GiiKER: De Retro Puzzel met een moderne twist - 20 augustus 2024
Een duidelijke en praktische uitleg over boekhouding voor beginners. De gegeven tips, zoals het scheiden van privé en zakelijke financiën, het bijhouden van een digitaal archief en het belang van een nette urenadministratie, bieden waardevol inzicht voor ondernemers om hun boekhouding effectief te beheren. Dank voor deze handige informatie!